不過，隨著合作領域的拓寬和合作深度的推進，三國合作中沒有常設機構的問題，越來越制約著合作的進一步發展。很顯然，沒有一個常設機構，三國合作就缺乏一條聯結紐帶。三國固然可以通過外交渠道聯繫，但這個渠道畢竟比較龐雜，環節較多，容易發生溝通不暢的問題。
事實上，從過去的合作經歷來看，缺乏常設機構已經明顯影響了三國的合作氛圍。以今年5月舉行的第四次中日韓領導人峰會為例，這次會議是在日本仍處於震後救災的背景下召開的，會議的議題因而帶有濃厚的救災色彩。早在會前十幾天，就有日本官員向媒體吹風說，菅直人“強烈要求”在福島舉行峰會開幕式。但這一提議遲遲未得到一致認可，於是就有媒體起“究竟是中國還是韓國不同意”的問題，會議最終還是在東京舉行。會前出現這樣的“選址風波”，雖然無關大局，但輿論的相關猜測多少影響了峰會的友好氛圍。如果峰會有一個常設機構，上述問題就可以在該機構內悄悄地協商解決，不至於通過另外的外交渠道搞“體外循環”，平添了意外風波。
三國其實也早已意識到這個問題，並于兩年前提出了解決方案。2009年10月，第二次中日韓領導人會議根據韓國總統李明博提議，決定籌建中日韓合作秘書處；2010年5月，三國外長在第三次中日韓領導人會議期間，簽署了關於建立秘書處的備忘錄，三國並一致同意將成立秘書處的時間鎖定在2011年；同年12月，三國政府簽署了關於建立秘書處的協議。
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